eSocial em 2025: Novas Regras para Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte

A partir de 2025, o eSocial centraliza dados da Dirf, afetando empresas e MEIs. Multas por não conformidade variam até 20% do IR declarado.

Escrito por: Ricardo de Freitas

Publicado: 23/01/2025

A partir de 2025, o sistema eSocial, já utilizado para a gestão de encargos trabalhistas, passará a centralizar as informações anteriormente reportadas na Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (Dirf).

Essa mudança tem como objetivo facilitar o envio de dados à Receita Federal relacionados a pagamentos que sofreram retenção de Imposto de Renda.

A obrigatoriedade da declaração se estende tanto a pessoas físicas quanto a jurídicas, incluindo micro e pequenas empresas, assim como os Microempreendedores Individuais (MEIs) que estão sob o regime do Simples Nacional.

As empresas que não cumprirem com essa nova obrigação poderão enfrentar penalidades financeiras que variam de 2% ao mês-calendário ou fração, podendo chegar até 20% do valor total do Imposto de Renda declarado na Dirf.

Para pessoas físicas, bem como para empresas inativas e optantes pelo Simples Nacional, a multa mínima é fixada em R$ 200. Nos demais casos, essa quantia sobe para R$ 500. A partir de janeiro deste ano, todos os eventos devem ser enviados utilizando o novo layout 1.3 do eSocial. É importante ressaltar que o sistema não realiza o cálculo automático do imposto, tal como acontece na Dirf.

A consultoria tributária IOB enfatiza a importância de atenção redobrada ao preencher determinados campos cruciais, como:

Informações sobre dependentes

Pensão alimentícia

Plano de saúde

Reembolso do plano de saúde

Deduções de IRRF

Previdência complementar

Erros no preenchimento exigirão que os meses com pendências sejam reabertos para correção em 2026. Para os pagamentos realizados em 2024, as empresas ainda têm até o dia 28 de fevereiro de 2025 para realizar a entrega da Dirf no site da Receita Federal.

A partir de 2026, apenas as declarações feitas por meio do eSocial e da EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) serão aceitas como válidas para relatar informações referentes ao ano de 2025.

Orientações para o Preenchimento da Declaração

Para garantir a precisão dos dados apresentados no eSocial, é fundamental verificar se as informações dos dependentes registrados no sistema estão corretas, especialmente os números do CPF e dados relativos à incidência do IRRF. Caso o dependente seja pensionista, é necessário revisar as regras de rateio para assegurar que os valores informados estejam adequados.

Além disso, recomenda-se utilizar sempre as rotinas do sistema para registrar informações sobre planos de saúde e previdência complementar, evitando lançamentos diretos nos holerites. A configuração do desconto simplificado também deve ser verificada cuidadosamente antes da liberação das informações.

Compreendendo a EFD-Reinf

A EFD-Reinf é um arquivo digital destinado às pessoas jurídicas e físicas como complemento ao eSocial. Esse documento deve ser gerado pelo sistema próprio do contribuinte ou responsável tributário e deve ser transmitido após a assinatura digital.

Quem Está Obrigado a Declarar?

A obrigatoriedade abrange todas as pessoas físicas e jurídicas que realizam pagamentos com retenção de Imposto de Renda na fonte ou contribuições sociais, incluindo PIS, COFINS e CSLL. Isso se aplica mesmo se tais pagamentos ocorrerem apenas em um único mês durante o ano.

Dentre os obrigados estão:

Pessoas físicas e jurídicas que tenham efetuado pagamentos sujeitos à retenção do IRRF;

Filiais ou sucursais com sede no exterior;

Empresas individuais;

Associações e organizações sindicais;

Titulares de serviços notariais;

Condomínios;

Candidatos a cargos eletivos;

Órgãos públicos.

A implementação dessas novas diretrizes representa uma mudança significativa na forma como as informações fiscais são geridas e apresentadas pelas empresas brasileiras.

Fonte: Jornal Contábil